La productividad es un indicador
determinante en todas las empresas y es necesario implementar estrategias que
ayuden a incrementar este factor, es por ello que le invitamos a conocer 5
consejos para usar un almanaque corporativo y mejorar su productividad en la
siguiente nota.
El calendario es una herramienta de
organización usualmente empleada en el trabajo para recordar reuniones
importantes, programar tareas e, incluso, asignarles una hora determinada. Es
un instrumento diseñado para estar al tanto de los planes y las labores del
día, en medio de un entorno agitado en el que es posible olvidar ocasiones
primordiales. Teniendo en cuenta esta realidad, muchas empresas regalan a sus
colaboradores almanaques
corporativos para incentivarlos a organizar su jornada laboral.
Para aprovechar esta herramienta al máximo y favorecer la productividad, es
preciso conocer cómo se utilizan de manera efectiva.
¿Cómo se debe utilizar un calendario?
Emplear correctamente los calendarios
empresariales mejora el rendimiento laboral, pues permite tener claridad
sobre los compromisos del día, establecer tiempos y organizar las actividades
en pro de cumplir todas las metas asignadas. Algunas de las recomendaciones al
usar calendarios
son:
• Anotar
sobre la fecha las tareas más importantes, aquello que no puede pasar del día
como la revisión de un proyecto, la reunión con un cliente potencial, la
videollamada con un proveedor o la cita programada desde hace varios meses con
el jefe, por ejemplo. Si se trata de compromisos planeados con antelación, es
imprescindible dejar una anotación para evitar que se olviden. Utilizar frases
cortas y palabras clave es esencial, al igual que estipular la hora. Así, no se
llenará el almanaque con demasiadas tareas, una práctica común que suele
generar estrés en los empleados y causar un efecto contrario al deseado.
• Si
además de los temas laborales el calendario se emplea simultáneamente en
cuestiones personales, es pertinente diferenciar los dos ámbitos. ¿Cómo?
Utilizando diferentes colores de tinta al escribir las anotaciones. Aunque esta
es una buena práctica, lo aconsejable es limitar el uso de los calendarios
publicitarios obsequiados por el empleador, al entorno laboral.
• Ubicar
los almanaques en un lugar visible para recordar los compromisos del día y los
que se aproximan. Esto facilitará prepararse para las actividades cercanas. Al
hablar de calendarios es posible distinguir numerosos tipos: mural, para
escritorio o como parte de las agendas corporativas son algunos de ellos. De
acuerdo al estilo, encuentre el lugar adecuado para esta herramienta dentro de
su oficina o puesto de trabajo.
• Si
junto a una tarea es necesario especificar una lista de labores por hacer, no
lo haga sobre el almanaque, lo mejor es escribirlas en una agenda personal.
Aunque la impresión de calendarios proporciona espacios para organizar
el itinerario, no es conveniente sobrecargarlos. Entre más concreta sea la
anotación, mayor impacto en su productividad. Puede agregar junto a la
actividad estipulada en el almanaque un símbolo que le recuerde revisar su
agenda para ampliar la información de las funciones a realizar.
• Establecer
metas y resaltarlas en el calendario. No todas las tareas toman un día para ser
finalizadas, así que, es pertinente definir una fecha límite para su
culminación. Al destacarlas con un resaltador, el recordatorio será permanente.
Mejorar la productividad y el
rendimiento en el trabajo es una cuestión de organización. Para ello, los
calendarios son insumos útiles y prácticos, pues cuentan con el espacio para
escribir anotaciones y señalan los días no laborales. Siga estos cinco consejos
para programar sus jornadas, optimizando el tiempo en la oficina y orientando
su desempeño al cumplimiento de metas. Si como empleador o dueño de un negocio
quiere obsequiar esta herramienta a sus colaboradores o clientes, lo invitamos
a conocer las alternativas que Colprinter le ofrece. Nuestro diseño
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Articulo tomado de Colprinter
